Fiche n° 76 

Selon l'article 30 ter du Règlement intérieur de l'Assemblée nationale, la division du protocole et de la gestion :

- participe à l'organisation des cérémonies comportant une représentation de l'Assemblée ou de ses instances et à l'accueil des personnalités et délégations étrangères ;

- prépare les décisions relatives aux missions, réceptions et actions de coopération ;

- établit les titres de dépenses correspondants et tient en permanence le tableau d'emploi des crédits affectés aux actions internationales ;

- assure l'organisation matérielle des manifestations liées aux activités internationales de l'Assemblée.

Placée sous l'autorité du directeur général des affaires européennes, internationales et de défense, cette division relève des deux secrétaires généraux et constitue un « service commun ». Elle est en contact étroit avec le cabinet du Président de l'Assemblée nationale, avec le service du protocole du ministère des affaires étrangères et les ambassades étrangères à Paris.

L'effectif actuel de la division s'élève à neuf fonctionnaires. Mais, en tant que de besoin, pour les manifestations les plus importantes, il est fait appel à d'autres fonctionnaires des services à vocation internationale voire d'autres services de l'Assemblée nationale.
 

I. - LES ACTIVITÉS LIÉES AU PROTOCOLE PARLEMENTAIRE

1. - Les principales tâches

Le cérémonial lié à la séance publique relevant essentiellement du secrétariat général de l'Assemblée nationale et de la Présidence, et du service de la séance, la division du protocole et de la gestion est compétente pour :

- les cérémonies à caractère national où l'Assemblée nationale est représentée (voeux du Président de la République début janvier, cérémonies commémoratives des 8 mai et 11 novembre, fête nationale du 14 juillet, obsèques nationales...) ;

- les cérémonies ponctuelles se déroulant dans l'enceinte du Palais Bourbon (dépôts de gerbes, hommages, inauguration de plaques) ;

- l'accueil de délégations étrangères reçues par le Président de l'Assemblée nationale ou/et un membre du Bureau pour un entretien, un repas ou une visite de travail ;

- les missions en France ou à l'étranger du Président de l'Assemblée nationale ou/et des membres du Bureau (vice-présidents ou questeurs).

Dans ce cadre, la division organise le programme des visites à l'Assemblée nationale des  plus hautes personnalités étrangères, incluant : entretiens à l'Hôtel de Lassay, réceptions (déjeuners, dîners ou cocktails), visites du Palais Bourbon, discours dans l'hémicycle de chefs d'État ou de premiers ministres, salut en séance publique des délégations étrangères, réunions de travail avec des présidents ou des vice-présidents d'assemblée parlementaire.

Elle participe à l'organisation des réunions de diverses instances parlementaires bilatérales comme la réunion conjointe du Bureau de l'Assemblée nationale et du Präsidium du Bundestag, la Grande commission France-Russie ou la Commission interparlementaire franco-québécoise. Elle est sollicitée pour organiser les manifestations bi- ou multilatérales parlementaires (centenaire de l'Entente cordiale entre la France et le Royaume-Uni, 40^e anniversaire du Traité de l'Élysée entre la France et l'Allemagne, etc.) ou pour toute visite de personnalité étrangère nécessitant des attentions particulières.

2. - Les autres tâches

La division du protocole est également chargée :

- d'élaborer l'ordre protocolaire des membres de l'Assemblée nationale selon les critères définis par les questeurs à partir du Règlement intérieur de l'Assemblée nationale ;

- de conseiller les services de l'Assemblée nationale et les députés sur l'organisation d'événements ou de colloques, l'élaboration de plans de table, la réservation d'hôtels ou de restaurants à Paris ;

- d'assister en tant que de besoin les fonctionnaires responsables de la réception d'une délégation étrangère ou d'une mission de parlementaires français à l'étranger.

Elle est consultée sur les questions relatives au rang protocolaire de personnalités, au pavoisement des bâtiments parlementaires, à la tenue vestimentaire des députés - notamment quant au port des écharpes et des décorations - et aux honneurs civils ou militaires destinés aux personnalités.

3. - Le rôle du protocole

Dans ses rôles concrets, la division du protocole est à la fois :

- un collecteur et un fournisseur des informations qu'il est nécessaire de redistribuer tant vers les personnalités politiques que vers les services de l'Assemblée nationale ou les interlocuteurs extérieurs ;

- un coordonnateur des actions et des intervenants lors des manifestations ;

- un donneur d'ordre qui diffuse des consignes valables pour tous ;

- un acteur dans le déroulement des manifestations.

C'est à ce titre que la division du protocole noue des relations avec de multiples interlocuteurs intérieurs ou extérieurs à l'Assemblée nationale et apparaît comme un des services essentiels pour l'image et les relations publiques de l'Assemblée nationale.

II. - LES ACTIVITÉS DE GESTION

En principe, chaque dépense concernant une mission, une réception ou une action de coopération liée aux activités internationales doit être préalablement autorisée par les questeurs.

La division du protocole et de la gestion est chargée d'instruire les demandes de crédits formulées par les services à vocation internationale et par les secrétariats des commissions et les délégations. Sur la demande du service dépensier, elle prépare une « décision de questure » qui sera inscrite à l'ordre du jour d'une réunion de questure : pour cela, elle élabore un devis concernant les dépenses qui devront être engagées pour la mission ou la réception, calcule les différents postes (transports, hébergement, restauration, interprétariat, cadeaux, frais divers, etc.) et suit toute la procédure d'instruction du dossier par les questeurs.

La division du protocole et de la gestion est également chargée :

- de suivre l'emploi des crédits affectés aux activités internationales et d'avertir les différents utilisateurs de l'état de consommation de leur budget annuel. Les tableaux ainsi élaborés servent à la préparation du rapport annuel sur l'utilisation des crédits et à la préparation des budgets suivants ;

- de répondre aux demandes des secrétaires généraux et des questeurs concernant l'opportunité des dépenses et l'emploi des crédits ;

- de conseiller les fonctionnaires responsables de l'emploi des fonds et de vérifier les comptes que ces derniers rendent à l'issue de la mission ou de la réception (sur le plan de la régularité comptable comme sur celui de l'opportunité de la dépense) ;

- de préparer les mandats de régularisation à la signature du directeur général des affaires européennes, internationales et de défense.

Ce volet relatif à la gestion représente environ le quart des activités de la division. Inhabituel dans les instances parlementaires où les aspects comptables et financiers des activités internationales relèvent généralement des services financiers, il présente l'intérêt de permettre un meilleur suivi tant des activités à vocation internationale elles-mêmes que des lignes budgétaires qui leur sont affectées.